La présente politique a pour objet d'informer les clients, prospects, partenaires,représentants des entreprises clientes, stagiaires, apprenants et utilisateurs du site internet d'ID.QUATION et de ses réseaux sociaux, des modalités selon lesquelles leurs données personnelles sont collectées, utilisées, conservées,protégées et, le cas échéant, transmises.
La présente politique a pour objet d'informer les clients, prospects, partenaires,représentants des entreprises clientes, stagiaires, apprenants et utilisateursdu site internet d'ID.QUATION et de ses réseaux sociaux, des modalités selon lesquelles leurs données personnelles sont collectées, utilisées, conservées,protégées et, le cas échéant, transmises.
Elle décrit :
• les traitements de données personnelles mis enœuvre par ID.QUATION ;
• les finalités poursuivies ;
• les bases légales applicables ;
• les destinataires des données ;
• les mesures de protection déployées ;
• les droits des personnes concernées ;
• les engagements d'ID.QUATION lorsqu'elle agit enqualité de sous-traitant au sens du RGPD.
Cette politique est accessible depuis le site internet d'ID.QUATION et est intégrée par référence dans les conventions de formation, contrats de conseil et autres documents contractuels lorsque cela est applicable. Elle peut être communiquée sur simple demande.
Les traitements réalisés par ID.QUATION sont notamment fondés sur :
• le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) ;
• la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée dite « Informatique et Libertés » ;
• le Code du travail ;
• les dispositions applicables aux organismes de formation, dont les exigences relatives à la certification Qualiopi ;
• les dispositions encadrant le Passeport Prévention ; • les recommandations et référentiels publiés par la CNIL.
Dans tous les cas, ID.QUATION s'engage à traiter les données personnelles dans le respect des principes de licéité, loyauté, transparence, minimisation des données, exactitude, limitation de la conservation, intégrité et confidentialité.
Sauf mention contraire, ID.QUATION agit en qualité de responsable de traitement, représenté par son gérant Matthieu LEROY, pour les opérations réalisées dans le cadre de :
• ses prestations de conseil ;
• ses actions de formation ;
• la gestion de ses clients et prospects ;
• son site internet ;
• ses opérations de communication dont les événements, webinaires … ;
• l'envoi d'informations professionnelles relatives à ses activités ;
• ses obligations légales et réglementaires.
Dans certains cas, notamment lorsqu'elle intervient pour le compte d'un client dans le cadre :
• du Passeport Prévention ;
• de dispositifs réglementaires imposant des déclarations administratives ;
• ou de tout traitement réalisé sur instruction documentée d'un client ; ID.QUATION intervient en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.
Le client demeure alors responsable de traitement et conserve la responsabilité des décisions relatives aux finalités et moyens essentiels du traitement.
Les organismes techniques exploités par l'État ou la Caisse des Dépôts interviennent dans le cadre de leurs propres responsabilités.
Coordonnées d'ID.QUATION :
ID.QUATION
Parc Technologique de la Châtaigneraie
47 bis rue de la Châtaigneraie
37510 Ballan-Miré
Pour toute question relative à la protection des données personnelles, notre Délégué à la Protection des Données (DPO) peut être contacté à cette adresse :
Selon les services utilisés, ID.QUATION peut collecter les catégories de données suivantes :
• Données d'identification :
- nom, prénom ;
- nom de naissance, numéro de sécurité sociale (NIR) et sur demande du client l’identifiant interne ne sont collectés et utilisés que lorsqu'ils sont strictement nécessaires à l'exécution des obligations liées au Passeport Prévention ;
- civilité ;
- fonction ;
- employeur ;
- signature ;
- coordonnées professionnelles (téléphone et/ou adresse électronique).
• Données administratives : raison sociale, SIRET, établissement et service concerné, informations nécessaires à la gestion contractuelle.
• Données de prospection et de relation client : échanges avec les prospects, demandes de devis, comptes-rendus d'échanges, historique de relation commerciale.
• Données relatives à la formation : intitulé de la formation, dates de formation, durée, inscription, présence, résultats ou validation de la formation, satisfaction, attestations délivrées, compétences acquises.
• Données collectées via le site internet : informations saisies dans les formulaires, demandes de contact, inscriptions à des événements, inscriptions à la newsletter, données techniques de connexion, adresse IP, données de navigation, préférences relatives aux cookies.
• Données de sécurité : logs, alertes, événements de sécurité, traces de connexion.
Les données collectées sont limitées aux informations strictement nécessaires aux finalités poursuivies conformément au principe de minimisation.
Elles peuvent être collectées directement auprès des personnes concernées, auprès de l'employeur client, via des formulaires, lors d'interactions sur les réseaux sociaux ou lors des inscriptions à nos événements.
Dans le cas des réseaux sociaux, les plateformes concernées restent responsables detraitement pour leur propre fonctionnement.
Les données personnelles sont utilisées afin de :
• Prestations de formation : gérer les inscriptions, organiser les sessions, suivre les parcours, délivrer les attestations, produire les documents réglementaires.
• Passeport Prévention : préparer les déclarations, vérifier les informations nécessaires, transmettre les données à la plateforme concernée.
• Activités de conseil : réaliser les missions confiées, produire les livrables, assurer le suivi des actions.
• Gestion de la relation client : gérerles devis et les commandes, facturer les prestations, assurer le suivi contractuel.
• Prospection commerciale : répondre aux demandes d'information, gérer les prospects, promouvoir les services proposés par ID.QUATION.
• Site internet : traiter les demandes effectuées via les formulaires, assurer le fonctionnement du site, produire des statistiques, améliorer les services.
• Cybersécurité et conformité : assurer la sécurité des systèmes d'information, prévenir les incidents, gérer les demandes d'exercice des droits, assurer la traçabilité, répondre aux audits et contrôles.
Les traitements de données personnelles mis en œuvre par ID.QUATION reposent sur différentes bases légales selon leur finalité.
Le traitement des données des clients, de leurs représentants, des stagiaires et des apprenants est principalement fondé sur l'exécution du contrat ou sur l'exécution de mesures précontractuelles, notamment pour l'inscription aux formations, le suivi administratif et pédagogique, la réalisation des prestations de conseil, la délivrance des attestations et certificats, ainsi que la gestion de la relation contractuelle.
Certains traitements sont réalisés afin de satisfaire à des obligations légales ou réglementaires auxquelles ID.QUATION est soumise, notamment en matière de formation professionnelle, de Passeport Prévention, de certification Qualiopi, de comptabilité, de fiscalité ou de réponse aux demandes des autorités compétentes.
Les traitements relatifs à la gestion de la relation client, au suivi des prospects professionnels, à la réalisation de statistiques internes, à l'amélioration de nos services, à la sécurisation de nos systèmes d'information et aux actions de communication ou de prospection à destination de professionnels reposent sur l'intérêt légitime d'ID.QUATION à développer et sécuriser ses activités, dans le respect des droits et libertés des personnes concernées.
Lorsque cela est nécessaire pour organiser ou adapter nos prestations, certaines informations particulières peuvent être collectées, notamment les besoins d'aménagement liés à une situation de handicap, les contraintes logistiques ou alimentaires communiquées dans le cadre d'un événement ou d'une action de formation. Ces traitements reposent soit sur le consentement de la personne concernée, soit sur une obligation légale lorsqu'un aménagement spécifique doit être mis en œuvre.
Lorsque certains traitements reposent sur le consentement, notamment pour l'envoi de certaines communications facultatives, l'inscription à des newsletters, la participation à des enquêtes ou le traitement de catégories particulières de données lorsque la réglementation l'exige, ce consentement peut être retiré à tout moment sans remettre en cause la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.
L'absence de communication de certaines informations peut empêcher la bonne exécution des prestations confiées à ID.QUATION, la délivrance des documents réglementaires associés ou la réalisation des déclarations légales applicables, notamment dans le cadre du Passeport Prévention.
Dans le cas des réseaux sociaux, les plateformes concernées restent responsables de traitement pour leur propre fonctionnement.
Les bases légales mentionnées ci-dessus peuvent varier selon la nature de la prestation réalisée et le rôle exercé par ID.QUATION, en tant que responsable de traitement ou sous-traitant au sens du RGPD.
Les données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées dans le cadre de leurs missions. Il s’agit notamment :
Au sein d'ID.QUATION, des collaborateurs ayant besoin d'accéder aux informations dans le cadre : de l'organisation des prestations, de la gestion administrative, de la gestion commerciale, de la comptabilité, de la conformité réglementaire, de l'assistance aux personnes concernées.
Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité.
Chez le client / employeur : Le responsable de traitement, le cas échéant, et les représentants désignés par le client dans le cadre du suivi des prestations.
Chez nos Prestataires techniques : Les prestataires intervenant pour l'hébergement, la sauvegarde, l’administration des systèmes ou la maintenance des applications peuvent accéder aux données uniquement dans la limite nécessaire à leurs prestations et dans un cadre contractuel conforme au RGPD et à la Loi informatique et liberté.
Chez les organismes habilités, lorsque la réglementation l'impose ou l'autorise, tels que les administrations, les organismes certificateurs, les organismes de contrôle ou les autorités judiciaires ou administratives compétentes.
Le site internet d'ID.QUATION et les campagnes de mailing permettent notamment :
• de prendre contact avec nos équipes ;
• de s'inscrire à certaines manifestations professionnelles ;
• d'accéder à des ressources ;
• de s'abonner à certaines communications professionnelles.
Des cookies ou technologies similaires de traçage peuvent être utilisés afin :
• d'assurer le bon fonctionnement du site ;
• de sécuriser les services proposés ;
• de mesurer l'audience ;
• d'améliorer l'expérience de navigation.
Lorsque la réglementation l'exige, le dépôt des cookies ou l’usage de traceursconcernés est soumis au consentement préalable de l'utilisateur.
Le site internet d'ID.QUATION peut contenir des liens vers des sites ou servicesproposés par des organismes tiers. Les traitements de données personnelles réalisés directement par ces organismes relèvent de leurs propres politiques de protection des données. ID.QUATION invite les utilisateurs à prendreconnaissance des politiques de confidentialité applicables lors de leur accès à ces services.
Le nom de naissance et le numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques (NIR) sont collectés et utilisés exclusivement lorsqu'ils sont nécessaires à l'alimentation du Passeport de prévention, dans le cadre de l'obligation légale applicable aux organismes de formation.
Ce traitement est fondé sur l'article 6, paragraphe 1, c) du RGPD et sur les dispositions réglementaires applicables au Passeport de prévention, notamment l'article L. 4141-5 du Code du travail et le décret n° 2019-341 du 19 avril 2019.
Les données destinées au Passeport Prévention doivent être transmises :
L'utilisation du courrier électronique classique pour transmettre les informations sensiblesrelatives au Passeport Prévention est proscrite. Cette règle est déjà intégréedans les processus opérationnels d'ID.QUATION.
Où les données relatives au Passeport Prévention sont-elles stockées ?
Une fois les données transmises, celles-ci sont importées, dans les meilleurs délais, dans notre outil de gestion de la formation (ERP). Cet outil nous permettra ensuite de traiter les données pour émettre les documents réglementaires, dont le fichier d’import nécessaire à la déclaration sur la plateforme du Passeport Prévention gouvernementale.
Dès leur import dans notre ERP, les données sont supprimées de notre espaceSharePoint sécurisé.
ID.QUATION met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques présentés par les traitements réalisés.
Ces mesures comprennent notamment :
• l'authentification des utilisateurs ;
• la gestion des droits d'accès ;
• le principe du moindre privilège ;
• les comptes nominatifs ;
• l'authentification multifacteur lorsque cela est applicable ;
• la journalisation des accès ;
• la traçabilité des opérations ;
• le chiffrement des données en transit et lorsque cela est possible au repos ;
• les sauvegardes ;
• la gestion des incidents ;
• la sensibilisation des collaborateurs.
Ces mesures sont régulièrement réévaluées afin de tenir compte de l'évolution desmenaces, des risques et de l'état de l'art.
Les responsables de traitement de nos clients peuvent obtenir des détails techniques plus précis par simple demande auprès de notre DPO à l’adresse : dpo@idquation.fr.
Les données sont conservées pendant une durée limitée et proportionnée aux finalités poursuivies.
Les durées applicables tiennent compte :
• des obligations liées à la formationprofessionnelle ;
• des exigences Qualiopi ;
• des obligations comptables et fiscales ;
• des délais de prescription ;
• des exigences applicables au PasseportPrévention.
Ces durées sont documentées dans le registre des activités de traitement tenu par ID.QUATION.
À l'issue de ces périodes, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées conformément à la réglementation.
Les données sont principalement hébergées sur des serveurs localisés en France ou dans l’Union Européenne. Dans le cas où certains prestataires ou sous-traitants seraient susceptibles de réaliser des transferts de données hors Union européenne, ID.QUATION veille à ce que ces transferts reposent sur un mécanisme reconnu par le RGPD et bénéficient des garanties appropriées prévues par la réglementation applicable.
Conformément à l'article 28 du RGPD, lorsque ID.QUATION agit en qualité de sous-traitant, elle :
• traite les données uniquement sur instructiondocumentée du client et l'informe dans les meilleurs délais si elle considèrequ'une instruction constitue une violation de la réglementation applicable enmatière de protection des données personnelles ;
• garantit la confidentialité des personnes autorisées à traiter les données ;
• et en œuvre des mesures de sécurité appropriées au regard des risques ;
• informe le client de tout recours à un sous-traitant ultérieur lorsque cela est requis ;
• impose à ses sous-traitants ultérieurs des obligations en matière de protection des données offrant un niveau de protection conforme aux exigences applicables à la prestation ;
• assiste le client, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont elle dispose, dans le respect de ses obligations relatives aux droits des personnes concernées, à la sécurité desdonnées, aux violations de données personnelles et, lorsque cela est applicable, aux analyses d'impact et consultations préalables ;
• restitue ou supprime les données en fin de prestation selon les dispositions contractuelles applicables et sous réserve des obligations légales deconservation auxquelles ID.QUATION serait soumise.
Lorsque ID.QUATION agit en qualité de sous-traitant, les informations relatives aux traitements réalisés pour le compte du responsable de traitement sont documentées dans son registre des activités de traitement. Un extrait de ce registre correspondant aux traitements concernés peut être communiqué au responsable de traitement, sur demande adressée au DPO à l’adresse dpo@idquation.fr.
ID.QUATION met à disposition du responsable de traitement les informations raisonnablementnécessaires pour démontrer le respect de ses obligations en matière de sous-traitance. Les éventuelles vérifications ou audits sont réalisés dans des conditions préalablement convenues entre les parties, proportionnées à la nature du traitement et sans porter atteinte à la confidentialité, à la sécurité ou aux droits des autres clients d'ID.QUATION.
Toute violation de données à caractère personnel portée à la connaissance d'ID.QUATION fait l'objet d'une analyse afin de déterminer les mesures à mettre en œuvre.
Lorsque ID.QUATION agit en qualité de sous-traitant, elle informe le responsable de traitement dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance de toute violation de données à caractère personnel affectant les données traitées pour son compte et lui communique les informations dont elle dispose nécessaires au respect de ses obligations.
Conformément à la réglementation applicable, dont les articles 15 à 22 du RGPD, chaque personne dispose des droits suivants :
• Droit d'accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en obtenir une copie.
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement : demander la suppression de certaines données lorsque les conditions légales sont réunie.
• Droit à la limitation du traitement : demander la suspension temporaire de l'utilisation de certaines données.
• Droit à la portabilité : recevoir certaines données dans un format structuré lorsque ce droit est applicable.
• Droit d'opposition : vous opposer à certains traitements dans les conditions prévues par la réglementation.
• Droit de retirer votre consentement : retirer à tout moment votre consentement lorsqu’un traitement repose sur cette base légale, sans remettre en cause la licéité des opérations réalisées avant ce retrait.
• Droit relatif aux décisions automatisées : demander une intervention humaine lorsque ce droit est applicable.
Ces droits peuvent faire l'objet de limitations lorsque la réglementation le prévoit.
ID.QUATION traite les demandes dans les délais prévus par la réglementation applicable.
Toute demande peut être adressée au DPO :
Par mail : dpo@idquation.fr
Ou par courrier :
ID.QUATION
À l'attention du DPO
47 bis rue de la Châtaigneraie
37510 Ballan-Miré
Une vérification d'identité pourra être réalisée lorsqu'un doute raisonnable existe sur l'identité du demandeur.
Si une personne estime, après avoir contacté le DPO, que ses droits ne sont pas respectés ou que le traitement de ses données personnelles n’est pas conforme à la réglementation applicable, elle peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), notamment depuis son site internet : Site CNIL
Accéder à notre Politique de protection des données personnelles et conditions de sous-traitance RGPD
En France, les données personnelles sont notamment protégées par la Loi n° 78-87 du 6 janvier 1978, la loi n° 2004-801 du 6 août 2004, l’article L. 226-13 du Code pénal et la Directive Européenne du 24 octobre 1995.
À l’occasion de l’utilisation du site www.idquation.fr, peuvent être recueillies : l’URL des liens par l’intermédiaire desquels l’utilisateur a accédé au site www.idquation.fr, le fournisseur d’accès de l’utilisateur, l’adresse IP de l’utilisateur.
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Selon la CNIL, 3 types de cookies, non fonctionnels, nécessitent le consentement de la part des internautes :
• Les cookies liés aux opérations relatives à la publicité ciblée ;
• Certains cookies de mesure d’audience ;
• Les cookies des réseaux sociaux générés notamment par leurs boutons de partage lorsqu’ils collectent des données personnelles sans consentement des personnes concernées.
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